建筑承包商:欺诈预防从你开始

industries1从设备盗窃到拖延时间再到网络攻击, 承包商易受各种欺诈计划的影响. 根据注册欺诈审查协会的说法, the median loss due to internal fraud is $200,建筑公司的价格为1万美元,远高于125美元,000 for all industries.

 许多因素导致该行业的企业普遍存在欺诈行为,而所有者可能无法控制所有这些欺诈行为. For example, 没有人可以亲自监控多个工作场所, particularly if they're geographically distant. 你所能做的就是建立和执行反欺诈政策和程序,使偷窃变得困难, if not impossible. 你们的内部控制应该解决以下问题.

 Segregate Duties

 你公司的一些最大的弱点潜藏在你的会计部门. 重要的是,你应该把职责分开,这样就不会有任何一个员工——无论他服务的时间有多长,值得信任——承担起所有的责任. 即使是好人也会被诱惑去偷你的账户. 所以,开支票的人不应该同时核对银行对账单. 在支票上要求双重签名,并将电汇授权限制在选定的少数管理人员手中,这也是一种很好的策略.

 如果你依赖履约债券或使用信用额度, 年度财务审计应该成为标准做法. Consider adding monthly financial reviews. 它们可以帮助在欺诈损失堆积之前尽早发现异常现象. Schedule time each month to review bank statements, canceled checks, credit card statements and payroll reports. Reconcile billings with general ledgers. 密切关注客户或供应商调整的异常数量,或者额外的员工.

 Monitor Vendors

 通过定期检查供应商名单和抽查他们的联邦雇主身份证号来保护你的企业免受不法供应商(或与供应商勾结的雇员)的伤害, physical addresses, phone numbers and websites. 如果你遇到可疑的名字,把他们的地址和员工的地址比较一下. 如果它们匹配,一个工人可能在偷你的东西.

 To ensure you get what you pay for, 要求分包商提供所有材料或设备的收据. 直接从供应商确认数量和质量或品牌. 进行现场检查,确保使用正确的材料和设备. Also, 减轻转包商的虚假声明或不实陈述, 在合同中包括审计权条款,并行使要求书面文件确认分包商向您承诺的所有索赔和陈述的权利.

 Perform a Cybersecurity Assessment

 Automation, 电子银行和移动接入系统现在很普遍, making cybersecurity a clear and present danger. 隔离IT漏洞、实现和维护健壮的安全协议不再是可选的——而是必须的.

 识别存储在网络中的关键数据——特别是个人可识别的员工和客户财务信息. Then perform an audit of your data controls, including financial procedures, insurance, firewalls, 杀毒软件和备份程序来确认它们在保护信息方面是有效的. 例如,您可以执行关键数据的每日备份,并定期测试重置过程. 如果你发现了弱点,立即补救.

 In addition, 在授予分包商和供应商访问您的任何系统之前,请仔细审查他们. 请记住:零售巨头塔吉特臭名昭著的2013年数据泄露事件,是通过欺骗暖通空调承包商下载恶意软件.

 Use Other Tools

 Fraud rarely occurs in a vacuum. In many cases, 小偷的同事或外界有一些信息——即使只是怀疑. To encourage tips, 为员工提供保密热线或门户网站, vendors and customers. 宣传热线,确保你跟进你收到的提示. 沟通结果,如解雇或起诉,以发出信息,你认真对待欺诈.

 背景调查可以帮助你在问题发生前就将其扼杀. 对每一个新员工,分包商和供应商进行指导. 对于代购和供应商,包括对财务报表、信用历史和偿付能力的审查. 虽然最好使用有执照的调查员,但你也可以从非正式的在线搜索开始. 寻找危险信号,如税收留置权、诉讼、法律判决和违法行为. 另一个危险信号是子公司掩盖其负责人的身份.

 Pay Attention

 当承包商没有注意到一般建筑行业为不诚实的工人和其他人提供的许多偷窃机会时,欺诈就会发生. 帮助建立强有力的内部控制,以应对贵公司的特定风险, contact us.

 

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